Может ли ООО обмениваться документами с самозанятым через ЭДО? Будет ли подписанный так Акт или УПД иметь юридическую силу, как и при использовании ЭДО между юридическими лицами? Как самозанятый может оформить электронный документооборот?

ООО может обмениваться с самозанятым документами посредством ЭДО. Практически все операторы электронного документооборота предоставляют самозанятым такую возможность.

То есть для этого самозанятый должен обратиться к оператору ЭДО и получить электронную подпись.

В соответствии со ст. 313 НК РФ налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным НК РФ.

Пунктами 1 и 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" установлено, что оформлению первичным учетным документом подлежит каждый факт хозяйственной жизни организации. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

При этом, электронные документы, обращающиеся в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия, подписанные простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, согласно положениям Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", признаются для целей бухгалтерского учета и налогообложения равнозначными документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных соглашением (см., например, письмо Минфина России от 05.10.2016 N 03-03-06/1/58048).

Согласно п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

При этом нет ограничений на признание таких документов, подписанных физическим лицом (см. письмо ФНС России от 15.06.2023 N ЕА-3-26/7867@). По нашему мнению, такой документ может подписать своей электронной подписью и самозанятый.

См. также Электронный документооборот;

Особенности подтверждения расходов при электронном документообороте (А.А. Сурков, журнал "Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 7, июль 2021 г.).

Все в общем порядке. То есть можно оформить дополнительное соглашение к договору.

Надо иметь в виду, что такое допсоглашение обязательно, если используется простая электронная подпись или неквалифицированная. Если используется усиленная электронная подпись, то допсоглашение необязательно.

То есть ПЭП, по нашему мнению, может быть достаточно, если вы заключили отдельный договор об ЭДО или допсоглашение.

Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Подкопаев Михаил

Материал представлен в Системе ГАРАНТ.