Организация готовила проектную документацию по строительству объекта капитального строительства.
Сколько лет организация должна хранить проектную документацию?
Согласно заключенному с заказчиком договору подряда гарантийный срок на проектную документацию составляет пять лет с даты подписания акта приема-передачи выполненных работ.
Можно ли не хранить проектную документацию после истечения данного срока?

В соответствии с ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ) государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, нотариусы, занимающиеся частной практикой, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и чч. 1 и 1.1 ст. 23 Закона N 125-ФЗ.

Во исполнение норм Закона N 125-ФЗ Федеральным архивным агентством был издан приказ от 28 декабря 2021 г. N 142 "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (далее - Перечень). Согласно п. 571 Перечня срок хранения проектной документации в организациях, их разработавших, указан как "до ликвидации организации", за исключением случаев, если такая документация не была реализована.

Таким образом, действующим законодательством определены сроки хранения проектной документации организацией, непосредственно ее разработавшей.

В то же время, например, нормами ГОСТ Р 21.1003-2009 "Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации" (далее - ГОСТ Р 21.1003-2009) определены некоторые особенности хранения проектной документации.

Так, п. 4.4 ГОСТ Р 21.1003-2009 определено, что подлинники проектной и рабочей документации на строительство зданий и сооружений подлежат учету и хранению в разработавшей их организации, если иное не оговорено договором с потребителем (заказчиком) документации. Кроме того, п. 4.7 ГОСТ Р 21.1003-2009 предоставлена возможность хранения проектной документации в электронном виде.

Учитывая изложенное, несмотря на то, что п. 4.4 ГОСТ Р 21.1003-2009 не в полной мере соответствует требованиям о хранении проектной документации, указанным в Перечне, не исключаем возможности применения этой нормы на практике. В судебных документах также встречаются различные подходы к срокам хранения проектной документации (постановление Пятнадцатого ААС от 10 октября 2023 г. N 15АП-14845/23, определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 10 августа 2022 г. по делу N 8Г-13363/2022[88-14151/2022], решение Первомайского районного суда г. Мурманска Мурманской области от 16 января 2024 г. по делу N 2-55/2024). Но окончательное решение о правомерности сокращения сроков хранения проектной документации, указанных в Перечне, может быть принято только судом.

Поскольку хранение большого количества проектной документации физически затруднительно, государством приняты меры по развитию архивного дела, в том числе по созданию архивов для хранения тех или иных документов.

В силу ст. 5 Закона N 125-ФЗ в состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами. Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора (ст. 20, ч. 3 ст. 21 Закона N 125-ФЗ)

Учитывая изложенное, возможно рассмотреть вопрос о передаче проектной документации на хранение в архив.

Дополнительно сообщаем, что нормы, устанавливающие административную ответственность за нарушение сроков хранения проектной организацией проектной документации не обнаружены.

Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Ермакова Елена

Материал представлен в Системе ГАРАНТ.